Si bien las ordenes de trabajo la podemos tener como algo que nunca usamos, pero es una herramienta que te permite registrar los detalles encontrados durante la inspección, supervisión o el enfoque que se defina.

Una Orden de Trabajo, tambien llamado Ticket, nos puede brindar una visión mas amplia sobre las condiciones, por ejemplo en una revisión de un equipo el cual debe cumplir ciertos parámetros para su correcto funcionamiento.

Estos tickets, en su mayoría cuentan con un numero ascendente de forma correlativa, que nos señala el progreso de las actividades de un servicio, o bien un numero definido solo por la fecha algún tipo de nomenclatura inicial de letras que definen posiblemente un proyecto, o un proceso, esto te permite identificar fácilmente de donde proviene.

Tambien nos encontramos con una serie de secciones de preguntas y respuestas, estas pueden varias según el formato, pero lo normal es que sean preguntas de comprobación, con una respuesta simple como Si, No, No Aplica, hasta preguntas tan complejas como la ubicación del dispositivo para asegurar la posición de cierre del ticket, podemos tener campos para agregar imágenes, documentos, texto libre, en fin un espacio para explayarse al momento de describir las condiciones de un equipo.

Bien, este no es todo el uso que le podemos dar. Si bien hemos hablado sobre servicios de mantenimientos a equipos. Nos podemos encontrar con un sin fin de aplicativos. Los mas comunes son servicios técnicos donde solicitamos la asistencia y al finalizar la inspección nos entregan un documento que valida el servicio prestado, ya sea en físico o por medio de un correo con todos los detalles.

Funciones y Objetivos

Ya hemos hablado sobre las funciones y objetivos de las Ordenes de Trabajo o Tickets de lado Operativo, ahora les comentare sobre el lado Administrativo, quien no ha tenido un supervisor que quiere saber todos sobre el servicio brindado, bien para este caso, la creación de los tickets que hablaremos mas adelante, es fundamental para entregar un reporte y que sea revisado en caso de que este Ticket genere un nuevo proceso en tu empresa.

Las funciones pueden ser varias, como por ejemplo un listado de los servicios que realizo una persona en especifico, mostrando su carga de trabajo, sus tiempos de resolución del problema, entre otras cosas, que ayudan a una trazabilidad de los casos reportados. Si bien el objetivo es recabar información, es importante entender que este proceso cuenta con etapas, las cuales les comentare enseguida.

Proceso de Creación

Describiremos el proceso de creación de una orden de trabajo, desde la solicitud inicial hasta la asignación de recursos y seguimiento del progreso.

El proceso se inicia cuando uno de nuestros clientes nos reporta una falla en la unidad (recuerda que puede ser aplicado a varios escenarios), en lo que finaliza la coordinación, se genera una Orden de Trabajo, donde se describe el lugar, la fecha y hora de la asistencia, la persona asignada, y la persona que genero el ticket, una vez ingresada la información se asigna el trabajo el cual ira cambiando de estados por la interacción con la Orden de Trabajo.

Beneficios y Ventajas

Analizaremos los beneficios clave de implementar órdenes de trabajo en tu empresa, incluyendo la mejora de la productividad, la optimización de recursos y la reducción de errores.

Si hablamos de la productividad, nos encontramos un tema relevante con respecto al seguimiento de las incidencias o caso reportados por tus clientes, y es que nos permite hacer un seguimiento al detalle de los casos pasados que se atendieron y de esa manera definir un historial de errores. Con esto nos olvidamos de revisar los famosos Excel que en ocasiones confunden mas que esclarecer.

Por otro lado, nos permite definir los recursos que hemos destinado a tal actividad el cual se vera reflejado en costos de funcionamiento y minimizando los errores.

En resumen, las ordenes de trabajo son una herramienta fundamental para la gestión eficiente de proyectos y tareas en cualquier organización. Al comprender su definición, funciones y beneficios, podrás optimizar tus procesos operativos y alcanzar tus objetivos empresariales con mayor eficacia.